Công tác Văn thư trong nhà trường

Thứ bảy - 17/01/2015 02:57
Công tác Văn thư trong nhà trường
Văn thư trong nhà trường
 
Công tác văn thư, một phần của công tác văn thư - lưu trữ, được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc  một phần vào công tác văn thư có được làm tốt hay không, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, đúng chế độ và giữ bí mật. 
     Hàng năm, các nhà trường tiếp nhận và xử lý hàng trăm văn bản của các cơ quan như Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT, UBND các cấp, cũng như của các sở, ban, ngành, tập thể và cá nhân liên quan.
     1.Việc xử lý, quản lý văn bản đến, đi
     - Việc tiếp nhận văn bản đến phải do bộ phận văn thư đảm nhận, ghi sổ theo dõi, tiếp hành đóng dấu công văn đến và trình hiệu trưởng xử lý, trên cơ sở nội dung của văn bản mà hiệu trưởng chỉ đạo gửi cho cá nhân, bộ phận liên quan; văn thư thực hiện nhân bản (nếu cần) và tiến hành chuyển văn bản theo chỉ đạo, bản gốc lưu tại văn thư. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật thì được nhân bản và gửi cho tất cả các bộ phận liên quan, bản gốc lưu tại văn thư.
    - Việc ban hành văn bản đi, nhà trường giao việc soạn thảo, trình ký và ban hành văn bản đi cho tổ văn phòng hoặc Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng) soạn bản thảo còn tổ văn phòng đánh máy, trình ký, nhân bản, đóng dấu, lưu trữ và ban hành.
    2. Một số tồn tại, yếu kém trong công tác văn thư và các nguyên nhân.
-  Nhà trường không có con dấu văn bản đến; hiện tượng mất mát, thất lạc văn bản còn phổ biến; văn bản ban hành trình bày sai thể thức…
   - Nguyên nhân: Do sự cập nhật không đầy đủ hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác văn thư trong nhà trường;
    - Do còn xem nhẹ hoạt động văn thư: Nhiều cán bộ, giáo viên, không nắm được nguyên tắc của công tác văn thư, nhiều công văn, thư từ, tài liệu nhận trực tiếp tại các hội nghị, các văn bản điện tử, đã không khai báo văn thư. Nhân viên Bưu điện chuyển thư từ, công văn đến trường không đúng quy trình, không ký biên bản giao nhận, nhiều lúc chuyển công văn chậm, thậm chí làm thất lạc công văn.
          - Do cơ sở vật chất, cũng như trang thiết bị bảo quản  tài liệu chưa đầy đủ. Dẫn đến tài liệu không được sắp xếp gọn gàng,  không đúng nguyên tắc, tài liệu bị hư hại, mất mát.
    3. Hậu quả
    Công tác văn thư trong nhà trường không được thực hiện tốt, gây mất mát, thất lạc công văn, từ đó ảnh hưởng đến việc điều hành hoạt động chung của nhà trường; kỷ cương phép nước không được đảm bảo; dễ gây mất đoàn kết nội bộ, cấp trên mất lòng tin cấp dưới;  công việc bị đình trệ, cán bộ, giáo viên, phụ huynh phàn nàn; bị phê bình vì thiếu sót và chậm trễ trong hội họp, báo cáo; uy tín nhà trường giảm sút, danh hiệu thi đua bị ảnh hưởng.
    4. Văn thư trong nhà trường - mặt công tác cần có cái nhìn mới
   Cần phải thống nhất quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản
   a) Tiếp nhận văn bản đến
   Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, tài liệu, đơn thư,… của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan dưới mọi hình thức (qua dịch vụ bưu điện, qua fax, qua hộp thư điện tử, gửi trực tiếp trong hội họp,…) đều phải qua một đầu mối cán bộ văn thư (kể cả thư ghi đích danh nhưng tài liệu trong thư liên quan đến việc công). Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, xử lý, chuyển giao văn bản đến theo quy định.
   b) Xử lý văn bản đến
    Toàn bộ văn bản đến phải được xử lý tập trung (trừ văn bản đặc biệt, Mật, có quy định riêng của pháp luật) tại đầu mối văn thư và xử lý theo trình tự sau:
    Văn thư tiếp nhận, đóng dấu và đăng ký văn bản đến   ->   Hiệu trưởng xem  và chuyển văn bản sau khi đã có ý kiến phê duyệt   ->     Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản theo thời hạn quy định;
    Văn bản đến, ngoài bì có đóng dấu cấp độ: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hóa tốc trước giờ (hẹn giờ) nhất thiết phải xử lý ngay sau khi nhận, bất kể ngày nghỉ, lễ, tết,…
    c) Xử lý, ban hành văn bản đi.
   Biên soạn văn bản ->Trình ký văn bản  -> Đăng ký số hiệu, nhân bản và đóng dấu văn bản đi ->  Chuyển phát văn bản đi ( bằng 4 hình thức: dịch vụ bưu điện,  chuyển qua Fax, chuyển trực tiếp, đăng tải trang web hoặc gửi thư điện tử).-> Lưu văn bản đi.
(Thực hiện theo chương 3 thông tư số 07/2012/TT-BNV ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012)
    5. Một số kiến nghị đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
   a) Tăng cường hơn nữa việc quản lý nhà nước về công tác văn bản; .
    b) Rà soát và kiện toàn đội ngũ cán bộ văn thư, chuẩn hóa trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, nâng cao năng lực khai thác CNTT; quan tâm, động viên kịp thời cán bộ văn thư
    c ) Tăng cường đầu tư kinh phí cho công tác văn thư: Trang bị con dấu văn bản đến; hỗ trợ công tác phí hàng tháng cho cán bộ văn thư;
d) Làm tốt công tác lưu trữ; tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, sử dụng hiệu quả  văn bản điện tử trên trang web, hộp thư email.
 
 
 
                                            

Tác giả bài viết: Hoàng Thị Chuyên

Tổng số điểm của bài viết là: 3 trong 1 đánh giá

Xếp hạng: 3 - 1 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

Văn bản mới

Kế hoạch trường học công viên

Kế hoạch trường học công viên

Thời gian đăng: 04/12/2018

lượt xem: 7 | lượt tải:3

kế hoạch trải nghiệm

kế hoạch trải nghiệm

Thời gian đăng: 04/12/2018

lượt xem: 9 | lượt tải:6

NV9

Giao an van 9

Thời gian đăng: 05/12/2018

lượt xem: 6 | lượt tải:0

KT V9 1T

kiem tra 1T van 9

Thời gian đăng: 05/12/2018

lượt xem: 8 | lượt tải:0

GIÁO ÁN SỬ 9

GIÁO ÁN SỬ 9

Thời gian đăng: 03/12/2018

lượt xem: 6 | lượt tải:4

BIÊN BẢN HNCBCC

BIÊN BẢN HNCBCC

Thời gian đăng: 03/12/2018

lượt xem: 8 | lượt tải:4

Giáo án Sinh 6

Giáo án Sinh 6

Thời gian đăng: 03/12/2018

lượt xem: 8 | lượt tải:4

Kĩ năng sống lớp 6

Kĩ năng sống lớp 6

Thời gian đăng: 03/12/2018

lượt xem: 5 | lượt tải:6

Toán 7

Toán 7

Thời gian đăng: 04/12/2018

lượt xem: 9 | lượt tải:5

Giáo án Sinh học 6

Giáo án Sinh học 6

Thời gian đăng: 04/12/2018

lượt xem: 7 | lượt tải:6
Quảng cáo 2
Thăm dò ý kiến

Cảm ơn bạn đã ghé thăm Website. Bạn biết trang của chúng tôi qua:

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây